1. Vorbereitung ist der Schlüssel
Eine erfolgreiche Besprechung beginnt schon vor dem eigentlichen Meeting. Hier sind einige Punkte, die Ihr beachten solltet:
- Agenda erstellen und teilen: Nutzt Outlook oder Microsoft Teams, um eine klare Agenda mit Zielen und Themen zu erstellen und vorab an die Teilnehmer zu senden.
- Technik-Check durchführen: Überprüft Eure Geräte, die Internetverbindung und das Headset. Nutzt die „Geräteeinstellungen“ in Teams, um sicherzustellen, dass Audio und Video optimal funktionieren.
- Dateien hochladen: Ladet alle notwendigen Dateien und Präsentationen vorab in den entsprechenden Teams-Kanal oder SharePoint-Ordner hoch, damit alle Teilnehmer Zugriff haben.
💡 Tipp: Nutzt die „Besprechungsnotizen“ in Teams, um direkt während der Vorbereitung Ideen oder wichtige Themen zu sammeln.
3. Interaktion und Struktur fördern
Ein produktives Meeting lebt von der aktiven Beteiligung aller. Hier sind ein paar Wege, wie Ihr das fördern könnt:
- Virtuelle Hand heben: Fordert die Teilnehmer auf, die „Hand heben“-Funktion in Teams zu nutzen, um klar und strukturiert Fragen oder Anmerkungen einzubringen.
- Chat nutzen: Der Chat eignet sich perfekt für Fragen, die nicht sofort beantwortet werden müssen, oder für das Teilen von Links und Dokumenten.
- Breakout-Räume einrichten: Für intensive Diskussionen oder Gruppenarbeiten bieten Breakout-Räume eine hervorragende Möglichkeit, kleinere Gruppen effizient arbeiten zu lassen.
5. Abschluss und Nachbereitung
Ein gutes Meeting endet nicht mit dem letzten Wort. Folgende Schritte sind essenziell:
- Zusammenfassung und nächste Schritte: Wiederholt die wichtigsten Ergebnisse und klärt, wer welche Aufgaben übernimmt.
- Notizen und Protokolle teilen: Nutzt die Besprechungsnotizen oder erstellt eine kurze Zusammenfassung in SharePoint oder OneDrive, die für alle zugänglich ist.
- Feedback einholen: Fragt die Teilnehmer, ob das Meeting hilfreich war und ob sie Verbesserungsvorschläge haben.
