Was ist das „neue Outlook“ überhaupt?

Das neue Outlook ist kein klassisches Desktop-Programm mehr, sondern technisch näher an:

• Outlook im Web
• Microsoft 365
• Cloud-basierter Arbeitsweise

Ziel von Microsoft ist ein einheitliches Outlook auf allen Plattformen:
Windows, Web, Mobile – mit gleicher Logik, gleichem Verhalten, gleichen Funktionen.
Das bringt Vorteile. Aber auch Einschränkungen.

Was mit dem neuen Outlook besser wird

1. Schneller Start & bessere Performance

• kürzere Ladezeiten
• weniger lokale Abhängigkeiten
• stabileres Verhalten bei grossen Postfächern

2. Einheitliches Erlebnis

• Desktop, Web und Mobile fühlen sich gleich an
• weniger Umgewöhnung bei Gerätewechseln
• ideal für hybride Teams

3. Moderne Zusammenarbeit

• bessere Integration mit:
  • Microsoft Teams
  • To Do
  • Planner
  • Loop-Komponenten
• Termine, Chats und Aufgaben greifen stärker ineinander

4. Weniger lokale Abhängigkeiten

• weniger Probleme mit lokalen Profilen
• besser geeignet für moderne Geräte und Cloud-Umgebungen

Was früher möglich war – und im neuen Outlook (noch) nicht

Hier wird es wichtig, ehrlich zu sein.

Klassische PST-Dateien

• Lokale Archiv-PSTs werden nicht mehr unterstützt
• Alte Ablagen müssen migriert oder neu gedacht werden

Bestimmte COM-Add-ins

• Viele ältere Outlook-Add-ins funktionieren nicht mehr
• Besonders betroffen: Drittanbieter-Plugins

Makros & VBA

• VBA-Automatisierungen aus dem alten Outlook sind nicht mehr nutzbar
• Prozesse müssen neu gelöst werden (z. B. Power Automate)

Tiefe Offline-Funktionen

• Offline-Arbeiten ist eingeschränkter
• Das neue Outlook setzt klar auf Online-Verfügbarkeit

Einzelne Detailfunktionen

• bestimmte Ansichten
• spezielle Kalenderoptionen
• ältere Suchlogiken

Wichtig:
Das heisst nicht, dass diese Funktionen nie zurückkommen, aber aktuell fehlen sie.

Was sich im Alltag konkret ändert (Praxisbeispiele)

Beispiel 1: Persönliche Ablagen

Früher:

„Ich speichere alles lokal in meiner PST.“

Neu:

• Ablage in Exchange / Microsoft 365
• Struktur über Ordner oder Kategorien
• Vorteil: Zugriff von überall, bessere Sicherung

Beispiel 2: Automatisierungen

Früher:

Outlook-Makro sortiert Mails, erstellt Termine, verschiebt Dateien.

Neu:

• Power Automate
• Regeln + Cloud-Flows
• mehr Transparenz, weniger „Magie im Hintergrund“

Beispiel 3: Zusammenarbeit

Früher:

E-Mail hin und her, CC-Chaos.

Neu:

• Verknüpfung mit Teams
• Aufgaben direkt aus Mails
• weniger Kopien, mehr Klarheit

Wie ein Wechsel gut begleitet werden kann

Der wichtigste Punkt:
Nicht einfach umstellen. Begleiten.

1. Zielgruppe definieren

• Wer kann früh wechseln?
• Wer braucht noch Zeit?
• Wer ist besonders betroffen (z. B. Power-User)?

2. Pilotgruppe starten

• 2–5 Personen
• echtes Feedback sammeln
• Stolpersteine sichtbar machen

3. Alte Abhängigkeiten prüfen

• PSTs
• Add-ins
• Makros
• Spezialprozesse

Diese Punkte entscheiden, wann jemand wechseln kann.

4. Schulung statt Anleitung

Nicht:
„Hier ist das neue Outlook.“

Sondern:

• Was ist gleich geblieben?
• Was ist neu?
• Was geht anders, aber einfacher?

Kurze, verständliche Schulungen wirken hier Wunder.

5. Parallelbetrieb zulassen

• Niemand muss alles sofort können
• Classic Outlook und neues Outlook können zeitweise nebeneinander existieren
• Druck rausnehmen = Akzeptanz erhöhen

Warum Begleitung hier entscheidend ist

Der Wechsel auf das neue Outlook ist kein technisches Projekt.
Es ist ein Veränderungsprozess.

• Menschen verlieren gewohnte Abläufe
• Routinen brechen weg
• Unsicherheit entsteht

Gute IT nimmt diese Emotionen ernst.
Und genau hier setzen wir an.