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Microsoft Planner: Das ideale Tool für kleine Teams und NPO

Warum gerade kleine Teams einfache Tools brauchen

zum IT-Ratgeber

In kleinen Teams und Non-Profit-Organisationen fehlen oft die Ressourcen für komplexe Projektsoftware oder lange Einschulungen. Gleichzeitig sind Transparenz, Verlässlichkeit und Aufgabenverfolgung entscheidend – gerade, wenn viele freiwillig mitarbeiten oder Lernende eingebunden sind. Microsoft Planner schliesst hier eine wichtige Lücke:

  • schnell einsetzbar
  • visuell verständlich
  • perfekt integriert in Microsoft 365
Microsoft Planner

Screenshot von Microsoft Planner, © Microsoft Corporation.

Was Microsoft Planner kann – und warum das reicht

1. Aufgaben strukturieren

Planner erlaubt die Organisation in Buckets (Spalten) – z. B. nach Phase, Thema oder Teamrolle. Jede Aufgabe bekommt:

  • Titel & Beschreibung
  • Checklisten
  • Fälligkeiten
  • Dateianhänge
  • Verantwortliche

2. Den Überblick behalten

Die visuelle Kanban-Ansicht zeigt auf einen Blick:

  • Was ansteht
  • Wer woran arbeitet
  • Was bereits erledigt ist

Ein Fortschrittsdiagramm und Filter helfen bei Meetings, Planung und Reflexion.

3. Nahtlose Integration

Planner lässt sich direkt in Teams einbinden.

Dadurch können NPOs und kleine Organisationen:

  • Kommunikation & Aufgaben verknüpfen
  • neue Aufgaben direkt aus Chats erstellen
  • alles an einem Ort koordinieren

Beispiele aus der Praxis

Non-Profit-Projekt: Quartierfest

  • Buckets: Vorbereitung, Kommunikation, Einkauf, Helfende
  • Aufgaben mit Fälligkeiten & Verantwortlichkeiten
  • Tägliches Update im Team-Kanal via Teams-Integration

Lernende im IT-Bereich:

  • Eigene Boards für Ausbildung, Schulprojekte & Praxisaufträge
  • Klar sichtbare Deadlines
  • Rückmeldungen direkt in der Aufgabe dokumentiert

Unsere Tipps für den Start mit Planner

  1. Nicht überstrukturieren – 3–5 Buckets reichen meist
  2. Regelmässige Reviews – z. B. wöchentlicher Check im Teammeeting
  3. Einheitliche Benennung – Klarheit bei Aufgaben spart Diskussion
  4. Verknüpfen statt doppeln – keine separaten ToDo-Listen führen
Anleitung – Microsoft Planner

Fazit

Microsoft Planner ist kein Tool für Grosskonzerne – und genau das ist seine Stärke.

Wer klar, transparent und gemeinsam arbeiten will, findet hier ein Werkzeug, das leicht verständlich ist, mitwächst und genau auf die Bedürfnisse kleiner Teams und NPOs zugeschnitten ist.

Portrait von David Moser - Geschäftsführer und Inhaber von PLUS UND PLUS AG

David Moser

Geschäftsführer und Inhaber
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