Office 365 wird teurer: Was die Preiserhöhung für KMUs bedeutet

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Steigende Lizenzkosten sind ärgerlich. Noch wichtiger ist jedoch die Frage, wie Du jetzt sinnvoll damit umgehst.

Viele Organisationen haben in den letzten Wochen Post von ihrem IT-Partner erhalten oder stellen beim nächsten Lizenzwechsel fest: Die Kosten für Microsoft 365 steigen.

Das sorgt verständlicherweise für Fragen. Warum werden die Lizenzen teurer? Betrifft das alle Abonnemente? Und lohnt sich Microsoft 365 überhaupt noch?

Die gute Nachricht: Eine Preiserhöhung muss nicht automatisch zu höheren IT-Kosten führen. Oft ist sie sogar ein sinnvoller Anlass, die eigene Lizenzierung genauer anzuschauen.

Warum steigen die Preise?

Microsoft passt seine Preise regelmässig an. Dahinter stehen verschiedene Gründe. Einerseits fliessen laufend neue Funktionen in Microsoft 365 ein. Andererseits investiert Microsoft stark in Sicherheit, Cloud-Dienste und künstliche Intelligenz.

Bereits seit April 2025 gilt zudem ein Aufpreis von 5 Prozent für Jahresabonnemente, die monatlich bezahlt werden. Wer sich für eine jährliche Vorauszahlung entscheidet, bezahlt diesen Zuschlag nicht. (TECHCOMMUNITY.MICROSOFT.COM)

Zusätzlich hat Microsoft für verschiedene Märkte und Lizenzmodelle weitere Preisanpassungen angekündigt. In der Schweiz betrifft dies unter anderem bestimmte Microsoft 365 E3 Lizenzen. (Microsoft Learn)

Nicht jede Lizenz ist gleich betroffen

Wenn von einer «Preiserhöhung bei Office 365» gesprochen wird, entsteht schnell der Eindruck, dass sämtliche Lizenzen gleich stark teurer werden.

In der Praxis sieht es differenzierter aus.
Entscheidend sind unter anderem:

welches Microsoft 365 oder Office 365 Paket eingesetzt wird
ob monatlich oder jährlich bezahlt wird
ob die Lizenzen direkt bei Microsoft oder über einen Partner bezogen werden
wann das bestehende Abonnement erneuert wird

Deshalb lohnt es sich, die eigene Situation individuell anzuschauen, statt sich auf allgemeine Meldungen zu verlassen.

Eine Preiserhöhung ist auch eine Gelegenheit

Viele Unternehmen beschäftigen sich erst mit ihren Lizenzen, wenn sich die Kosten verändern.
Dabei zeigt sich oft, dass nicht die Preiserhöhung das grösste Sparpotenzial bietet.

In der Praxis begegnen wir regelmässig Situationen wie diesen:

ehemalige Mitarbeitende verfügen noch über aktive Lizenzen
Mitarbeitende nutzen umfangreiche Pakete, obwohl einfachere Varianten ausreichen würden
Zusatzlizenzen wurden im Laufe der Jahre bestellt, ohne sie später wieder zu bereinigen
Funktionen werden bezahlt, aber kaum genutzt

Eine strukturierte Lizenzprüfung schafft hier schnell Transparenz.

Sparen beginnt nicht beim günstigsten Paket

Natürlich liegt der Gedanke nahe, auf günstigere Lizenzen umzusteigen.
Doch dieser Schritt sollte gut überlegt sein.

Microsoft 365 ist heute weit mehr als Word, Excel und Outlook. Viele Organisationen nutzen auch Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online oder Sicherheitsfunktionen, die je nach Lizenz unterschiedlich verfügbar sind.

Ein vorschneller Wechsel kann dazu führen, dass wichtige Funktionen fehlen oder zusätzliche Produkte nachgekauft werden müssen.

Deshalb lohnt sich nicht die Frage:
«Welche Lizenz ist am günstigsten?»

Sondern vielmehr:
«Welche Lizenz passt zu unserem tatsächlichen Bedarf?»

Transparenz schafft planbare Kosten

Steigende Lizenzpreise lassen sich nicht beeinflussen.
Wie gut eine Organisation ihre Microsoft-Umgebung kennt, hingegen schon.

Regelmässige Lizenzüberprüfungen helfen dabei,

unnötige Kosten zu vermeiden

Veränderungen frühzeitig zu erkennen

sicherzustellen, dass Mitarbeitende genau die Werkzeuge erhalten, die sie im Arbeitsalltag benötigen.

Budgets besser zu planen

Gerade für KMUs und soziale Organisationen ist diese Transparenz oft wertvoller als die Suche nach der letzten Preisersparnis.

Fazit

Die aktuelle Preiserhöhung bei Microsoft 365 ist für viele Unternehmen zunächst eine zusätzliche Ausgabe.

Sie bietet aber auch die Chance, die eigene Lizenzierung kritisch zu hinterfragen. Oft zeigt sich dabei, dass sich Kosten nicht allein durch tiefere Preise reduzieren lassen, sondern durch eine saubere und bedarfsgerechte Lizenzverwaltung.

Gute IT bedeutet nicht nur, auf Preisänderungen zu reagieren. Gute IT schafft Transparenz, sorgt für nachvollziehbare Entscheidungen und begleitet Veränderungen so, dass sie im Alltag funktionieren.

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