Eine Migration betrifft selten nur Dateien. Meist geht es um Wissen, Verantwortung und die Frage, wie Menschen Informationen finden.
Viele Organisationen betrachten eine Dateimigration zunächst als technisches Projekt. Daten werden exportiert, übertragen und im neuen System wieder abgelegt.
Auch bei uns begann die Diskussion mit einer geplanten Migration von OneDrive zu kDrive. Schnell zeigte sich jedoch, dass die eigentliche Herausforderung nicht die Datenübertragung war.
Die wichtigere Frage lautete:
Wie organisieren wir Wissen so, dass Menschen es auch in fünf Jahren noch finden, verstehen und sinnvoll nutzen können?
Diese Frage führte uns weit über die eigentliche Migration hinaus. Sie brachte uns dazu, über Datenhoheit, Ordnerstrukturen, Verantwortlichkeiten und den Umgang mit Wissen nachzudenken.
Warum wir uns überhaupt mit einer Migration beschäftigt haben
Der Auslöser war nicht ein technisches Problem. Unsere Systeme funktionierten.
Für uns spielte dabei die Schweizer Datenspeicherung eine wichtige Rolle. Gleichzeitig beobachten viele Organisationen, dass sich die Lizenz- und Speicherkosten grosser Cloudanbieter laufend verändern. Deshalb haben wir bewusst geprüft, welche Alternativen sinnvoll und praktikabel sind.
Wichtig dabei: Wir arbeiten weiterhin mit Microsoft 365. Die Migration betraf ausschliesslich den Speicherort unserer Dateien.
Genau dieser Umstand führte zu einer spannenden Erkenntnis. Sobald man darüber nachdenkt, wo Daten gespeichert werden, stellt sich automatisch auch die Frage, wie diese Daten organisiert werden sollten.
„Nicht alles, was heute existiert, muss auch morgen noch bestehen.“
Eine Migration ist die seltene Gelegenheit, Ordnung neu zu gestalten
Viele Unternehmen übernehmen ihre bestehende Ordnerstruktur unverändert in das neue System. Das wirkt zunächst effizient.
In der Praxis werden dadurch jedoch oft dieselben Probleme mit migriert:
historisch gewachsene Ordner
Mehrfachablagen
veraltete Dokumente
unterschiedliche Ablagelogiken
unklare Verantwortlichkeiten
uneinheitliche Dokumentbenennung
Das ist kein Zeichen von Nachlässigkeit. Es ist das Ergebnis vieler Jahre Alltag, Zeitdruck und laufender Veränderungen. Genau deshalb bietet eine Migration die Chance, bestehende Strukturen bewusst zu hinterfragen.
Nicht alles, was heute existiert, muss auch morgen noch bestehen.
Die perfekte Ordnerstruktur existiert nicht
Eine der wichtigsten Erkenntnisse unserer Analyse war überraschend einfach: Die perfekte Ordnerstruktur gibt es nicht.
Viele Diskussionen drehen sich um die Frage, welche Struktur fachlich am logischsten wäre. Viel wichtiger ist jedoch eine andere Frage:
Wie suchen Menschen nach Informationen?
Während der Überarbeitung unserer Struktur wechselten wir deshalb immer wieder die Perspektive.
Wie sucht eine Person, die täglich mit den Daten arbeitet?
Wie sucht jemand Neues im Team?
Wie sucht eine Vertretung?
Wie sucht jemand in zwei Jahren?
Diese Fragen führten häufig zu anderen Entscheidungen als rein technische Überlegungen. Gute Strukturen orientieren sich nicht an theoretischer Perfektion. Sie orientieren sich am tatsächlichen Suchverhalten der Menschen.
Vom Dokumenttyp zum eigentlichen Zweck
Viele Ordnerstrukturen entstehen nach Dateitypen.
Diese Begriffe beschreiben nicht die Datei selbst, sondern den Kontext, in dem sie verwendet wird.
Das erleichtert die Orientierung und reduziert Interpretationsspielräume.
Die entscheidende Frage: Was ist die führende Quelle?
Ein besonders spannender Teil unserer Diskussion betraf den sogenannten Single Source of Truth. Dabei geht es um eine einfache Frage:
Welche Information ist eigentlich die massgebende Quelle?
Nehmen wir als Beispiel den Virenschutz eines Kunden. Auf den ersten Blick könnte man versucht sein, diese Information in einem Ordner abzulegen. Bei genauer Betrachtung zeigt sich jedoch: Die tatsächliche Quelle befindet sich bereits im jeweiligen Fachsystem.
Wenn eine Information bereits zuverlässig in einem Fachsystem geführt wird, entsteht durch zusätzliche Dokumentation oft eine Dublette. Und genau dort entstehen später Widersprüche. Deshalb lohnt sich bei jedem Dokument die Frage:
Ist diese Datei die führende Quelle oder lediglich eine Kopie einer Information, die bereits anderswo gepflegt wird?
Dokumente und Betriebsdaten sind nicht dasselbe
Im Zusammenhang mit dem Single Source of Truth entstand eine weitere wichtige Unterscheidung. Dokumente beschreiben Wissen, Entscheidungen und Prozesse.
Diese Informationen gehören in Fachsysteme und nicht in statische Dokumente. Die Trennung reduziert Dubletten und erhöht die Verlässlichkeit der Informationen.
Konsistenz schlägt Perfektion
Während der Analyse diskutierten wir immer wieder über die ideale Einordnung einzelner Dokumente. Mit der Zeit wurde klar:
Nicht jede Entscheidung wird für alle Menschen gleich logisch sein.
Entscheidend ist deshalb weniger die perfekte Lösung als eine konsistente Lösung. Wenn Strukturen nachvollziehbar aufgebaut sind und konsequent angewendet werden, entsteht Orientierung. Aus diesem Grund haben wir gemeinsame Muster definiert und bewusst standardisiert.
Nicht weil Regeln Selbstzweck wären. Sondern weil gemeinsame Regeln die Zusammenarbeit erleichtern.
Warum README-Dateien plötzlich sinnvoll wurden
Während der Überarbeitung tauchte immer wieder dieselbe Frage auf: Wo gehört das eigentlich hin?
Diese Frage zeigte, dass selbst eine gute Struktur nicht automatisch selbsterklärend ist. Daraus entstand die Idee von README-Dateien.
Nicht als umfangreiche Handbücher. Sondern als kurze Orientierungshilfen direkt dort, wo Entscheidungen getroffen werden.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Auch neue Mitarbeitende oder Vertretungen können nachvollziehen, weshalb eine Struktur existiert und wie sie gedacht war.
Gute IT macht Wissen sichtbar.
Ordnerstrukturen sind Kommunikation
Eine Erkenntnis zog sich durch die gesamte Diskussion. Ordnerstrukturen sind keine technische Frage. Sie sind Kommunikation.
Jeder Ordnername vermittelt eine Denkweise. Jede Bezeichnung weckt Erwartungen. Jede Struktur beeinflusst, wie Menschen Informationen suchen und verstehen.
Deshalb lohnt es sich, Begriffe sorgfältig zu wählen. Nicht aus sprachlichen Gründen. Sondern weil Klarheit die Zusammenarbeit erleichtert.
Fazit
Eine Dateimigration ist weit mehr als ein Datenumzug. Sie zwingt Organisationen dazu, über Wissen, Verantwortung, Prozesse und Zusammenarbeit nachzudenken.
Eine gute Ordnerstruktur entsteht nicht durch möglichst viele Vorgaben. Sie entsteht durch klare Entscheidungen, gemeinsame Prinzipien und die Bereitschaft, bestehende Gewohnheiten zu hinterfragen.
Denn am Ende geht es nicht um Ordner. Es geht darum, dass Menschen Wissen finden, verstehen und weitergeben können.
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