Was ist OneNote? 

Microsoft OneNote ist ein digitales Notizbuch, das sich perfekt für die strukturierte Sammlung und Organisation von Informationen eignet. Ob Text, Bilder, Links, Checklisten oder handschriftliche Notizen – alles kann zentral abgelegt, durchsucht und geteilt werden. 

Vorteile für Teams: 

• Zentrale Wissensquelle: Alle Notizen, Ideen und Abläufe an einem Ort 
• Einfache Struktur: Abschnitte & Seiten für klare Themenzuordnung 
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Personen können gleichzeitig Notizen ergänzen 
• Suchfunktion: Spart Zeit bei der Informationssuche 
• Plattformunabhängig: Aufrufbar per App, Browser oder Desktop

Praxisbeispiele aus dem Alltag 

1. Onboarding neuer Mitarbeitender 

Checklisten, Links zu Tools, Ansprechpartner und Abläufe werden als Willkommens-Notebook aufbereitet – so findet sich der neue Kollege schneller zurecht. 

2. Wissenssammlung zu wiederkehrenden Aufgaben 

Wie läuft eine Serverwartung ab? Wie setzen wir neue E-Mail-Adressen auf? Statt jedes Mal neu zu fragen: ein Blick ins IT-Notebook genügt. 

3. Protokolle und Projektwissen 

In Besprechungen direkt mitschreiben, Notizen auf der Projektseite sammeln – nichts geht verloren und alles ist nachlesbar.

Datenschutz und Berechtigungen 

OneNote ist Teil der Microsoft 365-Welt und nutzt dieselben Sicherheitsstandards wie SharePoint & Teams. Notizbücher lassen sich also: 

• Teamweit freigeben 
• Nur-lesend teilen 
• Mit Passwortschutz versehen 

Tipps zur Einführung in Eurem Team 

1. Mit einem Bereich starten– z. B. interne Prozesse dokumentieren 
2. Verantwortung klären – wer pflegt welches Kapitel? 
3. Regelmässige Review-Termine – Wissen bleibt aktuell 
4. Suchen statt Fragen fördern – OneNote als erste Anlaufstelle etablieren