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Von der lokalen Dateiablage zu SharePoint Online

Sharepoint

Migration richtig gemacht: Technik, Sicherheit, Gewohnheiten und echte Chancen


Warum überhaupt migrieren?

Viele Organisationen arbeiten noch mit klassischen Netzlaufwerken wie Z:\Team oder P:\Projekte.
Das funktioniert, aber:

  • Es fehlt der ortsunabhängige Zugriff
  • Zusammenarbeit in Echtzeit ist mühsam
  • Freigaben müssen oft händisch eingerichtet werden
  • Backups sind aufwendig
  • Mobilgeräte & Homeoffice sind schwer einbindbar

SharePoint Online löst viele dieser Probleme – mit Cloudzugriff, Versionierung, Teams-Integration und klaren Berechtigungen.

Aber: Der Wechsel will gut geplant sein. Denn ein schlecht durchdachter Umzug erzeugt mehr Chaos als Fortschritt.

Windows Festplatte zu SharePoint Online

Die 3 wichtigsten Voraussetzungen

1. Technische Klarheit

  • Welche Daten sollen migriert werden – und welche nicht?
  • Wie viele GB / TB sind betroffen?
  • Gibt es verschachtelte Strukturen, externe Tools oder Verlinkungen?
  • Wer ist zuständig für die Bereinigung und Prüfung?

2. Sicherheitsbewusstsein

  • Wer darf welche Ordner einsehen oder bearbeiten?
  • Gibt es sensible Daten, die besonders geschützt werden müssen?
  • Werden externe Partner:innen eingebunden?

3. Menschen mitnehmen

  • Sind die Teams bereit für neue Abläufe?
  • Gibt es Unsicherheit, Unwissen, Widerstand?
  • Wer hilft im Alltag weiter, wenn etwas unklar ist?

Technischer Ablauf – Schritt für Schritt

1. Bestandesaufnahme

  • Welche Freigaben und Ordnerstrukturen gibt es aktuell?
  • Welche Daten sind veraltet, doppelt oder unklar?
  • Gibt es technische Spezialfälle (z. B. Datenbanken, ISO-Zugriffe)?

Tipp: Frühzeitig mit PowerShell oder Dritttools analysieren – und visualisieren.

2. Planung & Strukturierung

  • SharePoint-Struktur planen (z. B. Team-Websites, Kommunikationsseiten)
  • Berechtigungsgruppen festlegen
  • Klare Regeln definieren: Wer verwaltet was? Wer ist für Berechtigungen zuständig?

3. Bereinigung

  • Veraltete oder unnötige Daten löschen
  • Nur relevante, strukturierte Inhalte migrieren
  • Namenskonventionen & Ordnungslogik einführen

4. Migration vorbereiten

  • Tools wie SharePoint Migration Tool (SPMT) nutzen
  • Migrationszeitpunkt festlegen (z. B. Wochenende)
  • Übergangsphase definieren: Wann „alt“, wann „neu“?

5. Migration durchführen

  • Datenübertragung starten (ideal in mehreren Wellen)
  • Zugriffsrechte testen
  • Synchronisation lokal aktivieren (OneDrive Client)

6. Kontrolle & Qualitätssicherung

  • Vergleich: Wurden alle Dateien übertragen?
  • Funktionieren Verlinkungen & Pfade noch?
  • Reagieren die Synchronisationen stabil?

7. Umgewöhnung begleiten

  • Schulung & Einführung ins neue Arbeiten mit SharePoint
  • Visualisierungen (z. B. alte vs. neue Struktur)
  • Klare Kommunikation: Was ändert sich – und warum?

8. Nachbetreuung & Weiterentwicklung

  • Feedbackrunde im Team
  • Verantwortliche Ansprechpersonen sichtbar machen
  • Echte Erfolge sichtbar machen („So arbeiten wir heute schneller / besser / sicherer“)

Datensicherheit: Was besonders wichtig ist

  • Berechtigungen: Keine Einzelfreigaben mehr – stattdessen Gruppen nutzen
  • Synchronisierung: Files-on-Demand aktivieren – spart Speicherplatz
  • Zugriffe: 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren
  • Freigaben: Links mit Ablaufdatum, beschränkt auf bekannte Empfänger
  • Backups: SharePoint ist kein Backup – ein echtes Cloud-Backup (z. B. über Datatrust) bleibt unerlässlich

Menschliche Seite: Verhalten & Team-Regeln

Die Technik ist schnell umgestellt – Gewohnheiten ändern sich langsamer. Deshalb empfehlen wir:

Verhaltensregeln im Alltag

  • Keine Dateien mehr auf dem Desktop speichern
  • Keine privaten Cloud-Accounts für Teamdaten verwenden
  • Inhalte strukturieren, statt alles „irgendwo“ abzulegen
  • Ordner so benennen, dass auch neue Personen sich zurechtfinden

Umgewöhnung ermöglichen

  • 2–3 begleitete Workshops (statt einer grossen Einführung)
  • Mini-FAQ oder OnePager im Teamchannel
  • Eine Ansprechperson für jede Abteilung benennen

Checkliste: Migration von Netzlaufwerk zu SharePoint

Vorbereitung

  •  Datenbestand analysieren und aufräumen
  •  Struktur & Berechtigungen planen
  •  Migrationstools vorbereiten (SPMT etc.)
  •  Kommunikationsplan erstellen

Umsetzung

  •  Migration schrittweise durchführen
  •  Synchronisation mit OneDrive aktivieren
  •  Zugriff & Funktionen testen
  •  Team einbeziehen und begleiten

Nachbearbeitung

  •  Feedback einholen und dokumentieren
  •  Rechte kontrollieren und anpassen
  •  Altsystem deaktivieren oder nur noch lesend verfügbar
  •  Backuplösung für SharePoint prüfen

Häufige Stolpersteine – und wie Du sie vermeidest

Stolperstein Lösung
Verwirrung durch neue Struktur Klare Kommunikation + grafischer Vergleich alt/neu
Datenmüll wird mitmigriert Frühzeitig bereinigen, nicht „mit Umzug erledigen“
Unklare Zugriffsrechte Gruppen statt Einzelpersonen nutzen
Synchronisation funktioniert nicht zuverlässig OneDrive-Client mit Sorgfalt einrichten
Team verliert Überblick Regeltermine + klare Ansprechpersonen

Die Chancen – wenn’s gut läuft

  • Besserer Überblick & klare Strukturen
  • Zusammenarbeit in Echtzeit (auch mit Externen)
  • Weniger Datenverluste dank Versionierung & Rechtemanagement
  • Zugriff von überall – ohne VPN oder Terminalserver
  • Zeitgewinn im Alltag durch intelligente Suchfunktionen

Unsere Empfehlung

Eine gute Migration beginnt nicht mit Technik, sondern mit den richtigen Fragen:

  • Was brauchen wir wirklich?
  • Wer nutzt welche Informationen – und wie oft?
  • Wer hilft mit, wenn etwas hakt?

Wenn Du Dir diese Fragen stellst, begleiten wir Dich gern – mit Erfahrung, Verständnis und einem Blick für die Balance aus Einfachheit und Sicherheit.

Du musst nicht alles selbst machen. Aber Du solltest alles verstehen, was passiert.

Portrait von David Moser - Geschäftsführer und Inhaber von PLUS UND PLUS AG

David Moser

Geschäftsführer und Inhaber