Warum Vorbereitung entscheidend ist

SharePoint ist nicht einfach eine Dateiablage in der Cloud. Es ist ein neues Arbeitsmodell:

• klarer strukturiert
• sicherer
• flexibler
• kollaborativer
• alltagstauglicher für Teams, die viel leisten und wenig Zeit haben

Damit das funktioniert, braucht es nicht nur Technik.
Sondern auch Klarheit, Kommunikation, Teamdynamik und Eure Werte.

Genau hier beginnt unsere gemeinsame Arbeit.

Die 10 Themenkomplexe für Euren ersten Workshop

(Kurzfassung der späteren 50–100-Fragen-Checkliste)

Jeder Abschnitt enthält bewusst technische UND menschliche Fragen, so wie wir bei PLUS UND PLUS arbeiten.

1. Daten & aktuelle Ablagestruktur

• Was ist aktiv? Was ist veraltet?
• Was muss zwingend migriert werden?
• Wo gibt es doppelte oder persönliche Ablagen?
• Wie viel Chaos darf sichtbar werden und wo brauchen Menschen Unterstützung?

2. Benutzer, Rollen & Teamkultur

• Wer arbeitet wie?
• Wer hat welche Verantwortung?
• Welche Rollen braucht Ihr in Zukunft?
• Welche Personen benötigen besondere Unterstützung (z. B. psychische Belastungen, Lernende, neue oder ältere Mitarbeitende)?

3. Berechtigungen & Gruppenkonzepte

• Wer darf was sehen?
• Welche Gruppen existieren bereits?
• Wo braucht es weniger Kontrolle, wo mehr Schutz?
• Wie stellen wir sicher, dass niemand Angst haben muss, „etwas falsch zu machen“?

4. Sicherheit & Schutz sensibler Daten

• Gibt es besonders schützenswerte Daten?
• Welche Risiken wollt Ihr aktiv minimieren?
• Welche Prozesse sollen sicherer, aber nicht komplizierter werden?

5. Teams-Struktur & Zusammenarbeit

• Wie arbeitet Ihr heute zusammen?
• Welche Bereiche brauchen klare Strukturen?
• Muss es zwingend „IT-sprachig“ sein, oder eher alltagsnah und einfach formuliert?
• Welche Teamkulturen sollen erhalten bleiben?

6. Geräte, Synchronisation & Offline-Nutzung

• Nutzt Ihr mobile Geräte, Homeoffice, private Geräte?
• Muss lokal synchronisiert werden?
• Wo sind Speicherkapazitäten begrenzt?
• Wie können wir Menschen mit wenig Technikaffinität entlasten?

7. Prozesse & Automatisierungen

• Gibt es Workflows, die heute mühsam sind?
• Wie kann / soll SharePoint/Teams/Power Automate Euch entlasten?
• Wo darf Automatisierung helfen und wo wäre sie zu viel?

8. Aufbewahrung, Archivierung & Compliance

• Welche gesetzlichen Vorgaben gelten? (z. B. OR 10 Jahre Archivierung)
• Welche Dokumente dürfen nie verloren gehen?
• Wie vereinbaren wir Sicherheit mit Einfachheit für Euer Team?

9. Schulung & Befähigung

• Wer braucht welches Training?
• Wie lernen Eure Mitarbeitenden am besten?
• Habt Ihr Personen mit besonderen Lernbedürfnissen?
• Wie können wir die Umstellung so gestalten, dass niemand überfordert wird?

10. Change-Management & Emotionen

Dieser Punkt ist oft entscheidender als die Technik.

• Wer freut sich auf den Wechsel; wer hat Angst davor?
• Welche Sorgen habt Ihr?
• Was muss ausgesprochen werden, bevor wir starten?
• Wie begleiten wir Euer Team empathisch durch den Wandel?

PDF-Download: Die vollständige 50–100-Fragen-Checkliste

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns bewusst auf die „groben Linien“.

Die vollständige Vorbereitungsliste enthält tiefgehende Fragen, interne Prozesspunkte, Rollenmodelle und Detailanalysen, die wir im Workshop gemeinsam durchgehen.

Gib deine E-Mail Adresse an, um die Checkliste zugeschickt zu bekommen.
Keine Sorge, wir schicken Dir nur die Checkliste und nichts weiteres.

Warum unsere Checkliste nicht nur technisch ist

Viele IT-Partner fokussieren nur auf:

• Daten
• Ordner
• Gruppen
• Rechte

Wir machen das natürlich auch.

Aber dazu kommt etwas, das PLUS UND PLUS einzigartig macht:

Wir berücksichtigen Menschen.
Wir berücksichtigen Teamkultur.
Wir berücksichtigen psychische Belastungen.
Wir berücksichtigen Lernende und Überforderung.
Wir berücksichtigen Eure Werte.

Eine Migration klappt dann, wenn sich Menschen sicher fühlen.
Deshalb ist unsere Checkliste bewusst menschlich UND technisch.