Warum passiert das? 

In sozialen Organisationen ist Schatten-IT oft ein Zeichen für Eigeninitiative: 

• Eine Person braucht eine schnelle Lösung. 
• Es fehlt ein offizielles Tool oder eine klare Freigabe. 
• Die IT wirkt kompliziert oder überfordert. 

Die Absicht dahinter ist meist gut – doch die Folgen können komplex sein. 

Wie Ihr als Team gut damit umgehen könnt 

Statt Kontrolle von oben empfehlen wir: Verständnis, klare Strukturen und offene Kommunikation. 

1. Redet offen über Tools im Einsatz
   
   Fragt Euch im Team: Was nutzt Ihr aktuell – auch „inoffiziell“? Wofür? 

2. Prüft, wo Schatten-IT aus einer Lücke entsteht
   
   Fehlt ein Werkzeug? Oder ist ein offizielles Tool zu kompliziert? 

3. Erarbeitet einfache Regeln – gemeinsam
   
   Zum Beispiel: Keine Daten auf privaten Geräten speichern. Oder: Interne Kommunikation läuft über Teams. 

4. Bietet Alternativen an
   
   Wenn es gute Werkzeuge gibt (z. B. Microsoft Teams, OneDrive, Planner), dann erklärt sie. Kurz, klar, im Alltag. 

5. Unterstützt statt verbietet
   
   Nicht: „Du darfst das nicht.“
   Sondern: „Lass uns schauen, wie wir das besser lösen können.“ 

Schatten-IT heisst oft: Wir brauchen etwas, das funktioniert 

Und genau da setzen wir an: Wir helfen sozialen Organisationen, Werkzeuge zu finden, die verstehen, wie Ihr arbeitet – statt etwas überzustülpen. 

Unser Praxis-Tipp 

Erstellt eine Tool-Liste mit Freigabe-Status: 

• Welche Programme sind offiziell freigegeben? 
• Welche dürfen nach Rücksprache genutzt werden? 
• Welche sind nicht empfohlen (z. B. wegen Datenschutz)? 

Gerne helfen wir Euch dabei, diese Liste individuell zu erstellen – mit Fokus auf Eure Abläufe und Teamkultur.