Warum E-Mail-Anhänge ein Problem sind

Sie sind bequem – aber problematisch:

• Keine Kontrolle, wer sie weiterleitet
• Fehlversand kann heikel sein
• Limitierte Dateigrösse (z. B. 20 MB)
• Keine Rücknahme möglich
• Datenschutzrisiko, besonders bei sensiblen Informationen

Gerade für Organisationen mit DSGVO- oder Reputationsverpflichtung ist das ein No-Go.

Besser: Freigabelinks statt Anhänge

SharePoint und OneDrive (Teil von Microsoft 365) bieten hier moderne Alternativen:

1. Freigabelinks mit Berechtigungen

• Nur für bestimmte Personen nutzbar (intern oder extern)
• Optional: Nur Leserechte, kein Download
• Rückrufmöglichkeit: Freigabe kann jederzeit wieder entzogen werden

2. Ablaufdatum setzen

• Automatisch nach X Tagen nicht mehr zugänglich
• Praktisch bei temporären Projekten oder einmaligem Zugriff

3. Benachrichtigung bei Zugriff

• Optional aktivierbar: Wer hat wann geöffnet oder heruntergeladen?

4. Direkt aus Outlook oder Teams nutzbar

• Kein Wechsel der Plattform nötig
• „Als Link teilen“ statt „Als Anhang senden“

SwissTransfer: Die datenschutzfreundliche Alternative zu WeTransfer

Für grosse Dateien, die nicht über Microsoft 365 geteilt werden sollen (z. B. an Externe ohne Konto), empfehlen wir:

SwissTransfer

• Kostenlos, ohne Registrierung
• Serverstandort Schweiz
• Datei-Links mit Passwortschutz & Ablaufdatum
• Kein Tracking, keine Werbung, kein Datenverkauf

Ideal für: 

• Medien, PDFs, Bilder oder Druckdaten
• Externe Partner:innen oder Freiwillige
• Kunden ohne Microsoft-Konto

Tipps für die Praxis

Sicherheit und Datenschutz – worauf Ihr achten solltet

• Aktiviert 2FA für Microsoft-Konten
• Vermeidet öffentliche Links ohne Zugriffskontrolle
• Nutzt Ablaufdaten und Passwortschutz
• Gebt Daten nur gezielt frei – nicht pauschal für „alle mit Link“