Warum dieses Thema oft unterschätzt wird
IT-Wissen verschwindet selten auf einen Schlag. Meist geht es leise.
- Eine langjährige Mitarbeitende reduziert ihr Pensum.
- Ein Kollege fällt krankheitsbedingt länger aus.
- Eine Lernende schliesst ihre Ausbildung ab.
- Eine Schlüsselperson verlässt die Organisation.
Plötzlich fehlen Zusammenhänge. Passwörter. Abläufe. Entscheide aus der Vergangenheit.
Und oft wird erst dann klar, wie viel Wissen nicht dokumentiert, sondern nur im Kopf vorhanden war.
Gerade KMUs und soziale Organisationen sind davon besonders betroffen. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Nähe, Vertrauen und Improvisation im Alltag gut funktionieren. Bis sie es nicht mehr tun.
Warum Wissensverlust mehr ist als ein IT-Problem
Wenn IT-Wissen verloren geht, leidet nicht nur die Technik. Es betrifft den ganzen Betrieb.
- Mitarbeitende fühlen sich unsicher.
- Entscheide werden verzögert.
- Fehler häufen sich.
- Externe Unterstützung wird teurer.
Abhängigkeiten entstehen dort, wo sie nicht nötig wären.
Besonders kritisch wird es, wenn niemand mehr genau weiss, warum Dinge so eingerichtet wurden, wie sie sind.
„Unvollständige, verständliche Dokumentation ist besser als perfekte, nicht existente Dokumentation.“
Der häufigste Irrtum: Dokumentation muss perfekt sein
Viele Organisationen wissen, dass sie dokumentieren sollten. Und genau hier beginnt das Problem.
Dokumentation wird oft als etwas Grosses gedacht.
Umfangreich. Technisch. Vollständig.
Und genau deshalb wird sie aufgeschoben oder gar nicht erst begonnen.
Dabei gilt:
Unvollständige, verständliche Dokumentation ist besser als perfekte, nicht existente Dokumentation.
Wissenssicherung ist kein Projekt. Sie ist eine Haltung.
Welche Arten von IT-Wissen besonders gefährdet sind
In der Praxis gehen vor allem diese Wissensbereiche verloren:
- Zugänge und Berechtigungen
- Hintergründe zu Entscheidungen
- Speziallösungen und Workarounds
- Abhängigkeiten zwischen Systemen
- Informelle Abläufe im Alltag
Dieses Wissen taucht selten in Handbüchern auf. Es lebt im Alltag. Und genau dort muss es sichtbar gemacht werden.
Wie Ihr IT-Wissen pragmatisch sichern könnt
1. Wissen dort dokumentieren, wo es gebraucht wird
Dokumentation gehört nicht in versteckte Ordner oder externe Tools, die niemand öffnet.
Sie gehört dorthin, wo Mitarbeitende arbeiten.
In Eure bestehende Umgebung.
Einfach zugänglich. Verständlich formuliert.
Kurze Texte schlagen lange Erklärungen.
Kontext ist wichtiger als Detailtiefe.
2. Verantwortung klären, nicht Wissen zentralisieren
Wissenssicherung bedeutet nicht, alles einer Person zu übergeben.
Es bedeutet zu klären:
- Wer ist Ansprechperson
- Wer pflegt welches Thema
- Wer entscheidet bei Änderungen
So bleibt Wissen lebendig und aktuell.
3. Übergaben bewusst gestalten
Wenn jemand geht, sollte Wissen nicht nebenbei übergeben werden.
Gute Übergaben beinhalten:
- Zeit für Gespräche
- Raum für Fragen
- Dokumentierte Kernpunkte
- Klare Zuständigkeiten nach dem Austritt
Gerade bei Lernenden ist dieser Schritt zentral. Ihr Wissen ist frisch, praxisnah und oft sehr wertvoll.
4. Lernende aktiv einbeziehen
Lernende sind oft näher an Abläufen als man denkt. Sie dokumentieren ohnehin, um zu lernen.
Wenn Ihr Lernende bewusst in Wissenssicherung einbindet:
- Entsteht verständliche Dokumentation
- Wird Wissen automatisch hinterfragt
- Bleiben Abläufe aktuell
Das stärkt Qualität und Selbstständigkeit zugleich.
5. Regelmässige Wissenspflege statt einmaliger Aktion
Wissenssicherung funktioniert nicht als einmalige Aufräumaktion.
Besser sind kleine, regelmässige Schritte:
- Kurze Reviews
- Aktualisierung bei Änderungen
- Nachfragen im Alltag
- Feedback aus dem Team
So bleibt Wissen nutzbar und aktuell.
Die Rolle von IT-Systemen und Checklisten
Systeme können helfen, aber sie ersetzen keine Klarheit.
Checklisten, einfache Übersichten und klare Abläufe unterstützen Mitarbeitende, ohne sie zu überfordern.
Wichtig ist nicht das Tool, sondern:
Dass es genutzt wird.
Dass es verständlich ist.
Dass es gepflegt wird.
Wie wir Euch dabei begleiten
Wir helfen Euch nicht, perfekte Dokumentationen zu schreiben.
Wir helfen Euch, relevantes Wissen sichtbar zu machen, sodass es im Alltag funktioniert.
Das bedeutet:
- Gemeinsam identifizieren, wo Wissen hängt
- Pragmatische Formen finden
- Menschen einbeziehen
- Übergaben begleiten
- Strukturen schaffen, die bleiben
Ohne Druck. Ohne Überforderung. Ohne Bürokratie.
Fazit
IT-Wissen zu sichern ist keine technische Disziplin. Es ist eine Frage von Verantwortung, Zusammenarbeit und Respekt gegenüber den Menschen, die nachkommen.
- Wenn Wissen geteilt wird, entsteht Sicherheit.
- Wenn Wissen sichtbar ist, entstehen bessere Entscheide.
- Wenn Wissen bleibt, bleibt auch Handlungsfähigkeit.
Gerade für KMUs und soziale Organisationen ist das entscheidend.
