Was wir immer wieder sehen

• Zu viele Tools.
• Unklare Dateistrukturen.
• Doppelte Kalender.
• Verteilte Zuständigkeiten.
• Wissen in Köpfen, nicht im System.

Das passiert nicht aus bösem Willen – sondern aus Überforderung. Besonders in kleinen Organisationen, wo viele Menschen viele Hüte tragen, wächst die IT oft unkontrolliert mit.

Bis irgendwann niemand mehr durchblickt.

Was einfache IT-Strukturen leisten können

Einfach bedeutet nicht „wenig Funktion“ – sondern: klar, stabil, nachvollziehbar.

Eine gute, einfache Struktur:

• hilft neuen Mitarbeitenden beim Einstieg
• verhindert Abhängigkeiten von Einzelpersonen
• reduziert Fehlbedienung & Supportfälle
• stärkt das Vertrauen ins System
• spart langfristig Geld & Zeit

Unsere Empfehlungen – aus der Praxis

1. Ein Werkzeug pro Aufgabe

• Ein Kalender, nicht drei.
• Ein Ort für Dateien, nicht zehn Ablagen.
• Ein Chatkanal, nicht fünf parallele Threads.

Faustregel: Weniger Tools, mehr Klarheit.

2. Eine klare Datenstruktur

• Keine tief verschachtelten Ordner.
• Namenskonventionen, die auch in einem Jahr noch verständlich sind.
• Ordner mit gemeinsamem Zugriff – statt isolierter Ablagen.

Denk an Übergaben: Könnte jemand Neues sich morgen zurechtfinden?

3. Regelmässige Aufräumzeiten

• Z. B. alle sechs Monate: Dateien, Rechte, Tools durchgehen.
• Löschen, vereinfachen, entlasten.

Digitale Hygiene ist Teil guter Zusammenarbeit – nicht „nice to have“.

4. Transparente Zuständigkeiten

• Wer ist für was verantwortlich? Wer darf löschen, freigeben, ändern?
• Idealerweise schriftlich festhalten.

Nicht alles zentralisieren – aber bewusst verteilen.

5. Wirklich genutzte Tools statt ungenutzte Features

• Viele Tools können viel – aber was braucht ihr wirklich?
• Entscheidet gemeinsam: Was nutzen wir – und was nicht?

Nur weil Microsoft Planner existiert, muss man nicht sofort damit arbeiten.

Warum das besonders in sozialen Organisationen wichtig ist

• Viele Mitarbeitende arbeiten Teilzeit, mit Pausen oder auf Freiwilligenbasis
• Lernende oder Aushilfen sind auf verständliche Strukturen angewiesen
• Stress ist im Alltag oft schon genug da – IT sollte entlasten, nicht belasten

Einfache IT ist inklusiv. Sie macht Zusammenarbeit möglich. Und sie verhindert, dass Wissen an einzelne Personen gebunden bleibt.

Fazit

Gute IT ist nicht beeindruckend – sie ist hilfreich.
Gerade in kleinen Teams wirkt eine klare Struktur stärker als jede neue Plattform.

Wir bei PLUS UND PLUS helfen Dir nicht nur beim Einrichten von Technik –
wir helfen beim Weglassen.