Warum IT beim Onboarding oft unterschätzt wird
Der erste Arbeitstag bleibt in Erinnerung.
Nicht wegen der Strategie oder der Vision, sondern wegen der kleinen Dinge.
- Funktioniert der Laptop
- Sind Zugänge vorhanden
- Weiss die Person, wo Dokumente liegen
- Ist klar, an wen man sich wenden kann
Gerade hier entscheidet IT darüber, ob sich neue Mitarbeitende sicher, willkommen und handlungsfähig fühlen oder ob Stress, Unsicherheit und Frust entstehen.
Viele Organisationen investieren viel Energie in Gespräche, Einführungstage und Willkommensmails. Die IT wird dabei oft als technisches Detail betrachtet. In der Praxis ist sie jedoch einer der wichtigsten Faktoren für einen gelungenen Start.
Onboarding ist mehr als Technik
Ein häufiges Missverständnis ist, dass IT-Onboarding bedeutet, Geräte und Passwörter bereitzustellen.
In Wirklichkeit geht es um etwas anderes:
Orientierung. Sicherheit. Selbstständigkeit.
Neue Mitarbeitende stellen sich unbewusst Fragen wie:
- Darf ich hier etwas verändern?
- Was passiert, wenn ich etwas falsch mache?
- Wo finde ich Hilfe?
- Was wird von mir erwartet?
IT kann diese Fragen entweder verstärken oder entschärfen.
Was passiert, wenn IT-Onboarding schlecht läuft
In unserer täglichen Arbeit sehen wir immer wieder ähnliche Muster:
- Zugänge fehlen oder kommen zu spät
- Passwörter werden improvisiert
- Ablagen sind unklar
- Systeme werden nicht erklärt
- Niemand fühlt sich zuständig
Die Folgen sind nicht nur ineffizient, sondern menschlich problematisch:
- Neue Mitarbeitende fühlen sich allein gelassen
- Unsicherheit wird nicht angesprochen
- Fehler entstehen aus Orientierungslosigkeit
- Vertrauen in die Organisation leidet früh
Gerade in sozialen Organisationen und KMUs ist das kritisch, weil Beziehungen und Vertrauen zentral sind.
Warum IT-Onboarding Führungsaufgabe ist
IT-Onboarding ist kein reines IT-Thema. Es ist Teil der Führungsverantwortung.
Führung bedeutet, Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Menschen arbeiten können. Dazu gehört:
- Zugang zu Werkzeugen
- klare Abläufe
- verständliche Strukturen
- verlässliche Unterstützung
Wenn IT-Onboarding dem Zufall überlassen wird, wird diese Verantwortung nicht wahrgenommen.
„Führung bedeutet, Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Menschen arbeiten können.“
Was gutes IT-Onboarding ausmacht
1. Klarheit vor Perfektion
Es ist nicht entscheidend, dass alles perfekt eingerichtet ist. Entscheidend ist, dass klar ist:
- Was funktioniert
- Was noch folgt
- An wen man sich wenden kann
Diese Klarheit nimmt Druck und schafft Vertrauen.
2. Wenige, verständliche Systeme
Neue Mitarbeitende sollten nicht mit einer Vielzahl von Tools konfrontiert werden.
Besser ist:
- Ein klarer Einstieg
- Wenige Systeme
- Saubere Erklärungen
Komplexität kann später wachsen. Orientierung sollte von Anfang an da sein.
3. Dokumentation für Menschen, nicht für IT
IT-Dokumentationen scheitern oft daran, dass sie zu technisch sind.
Gute Onboarding-Dokumentation beantwortet einfache Fragen:
- Wo finde ich was?
- Wie arbeite ich hier?
- Was ist wichtig?
- Was ist normal?
Kurz, verständlich, alltagstauglich.
4. Persönliche Begleitung
Kein Dokument ersetzt persönliche Begleitung.
Gerade am Anfang braucht es:
- Zeit für Fragen
- Geduld
- eine offene Fragekultur
Neue Mitarbeitende sollen nicht das Gefühl haben, sie müssten bereits alles wissen.
Die Rolle von Lernenden im Onboarding
Lernende spielen im IT-Onboarding oft eine unterschätzte Rolle.
Sie sind:
- nah am Alltag
- gewohnt zu erklären
- sensibel für Unsicherheiten
Wenn Lernende in Onboarding-Prozesse eingebunden werden, profitieren alle:
- Neue Mitarbeitende fühlen sich abgeholt
- Lernende vertiefen ihr Wissen
- Dokumentationen werden verständlicher
Onboarding als Teil der Organisationskultur
Ein gutes IT-Onboarding sendet eine klare Botschaft:
Du bist willkommen. Du darfst Fragen stellen. Wir erwarten nicht Perfektion.
Das wirkt weit über die IT hinaus. Es prägt die Zusammenarbeit und das Vertrauen im Team.
Wie wir Euch beim IT-Onboarding unterstützen
Wir betrachten IT-Onboarding nicht als Checkliste, sondern als Prozess.
Das bedeutet:
- Wir klären gemeinsam, was wirklich nötig ist
- Wir strukturieren Abläufe pragmatisch
- Wir berücksichtigen Eure Kultur und Euer Tempo
- Wir beziehen Lernende sinnvoll ein
- Wir machen IT verständlich
So entsteht Onboarding, das trägt, statt überfordert.
Fazit
IT-Onboarding entscheidet darüber, wie Menschen in einer Organisation ankommen.
Nicht technisch, sondern menschlich.
Wenn IT Orientierung gibt, entsteht Sicherheit.
Wenn Systeme verständlich sind, wächst Selbstständigkeit.
Wenn Fragen erlaubt sind, entsteht Vertrauen.
Gerade KMUs und soziale Organisationen profitieren davon, IT-Onboarding bewusst zu gestalten.
